Les points pratiques

Le côté administratif…

La mise en place de tels séjours entraînent souvent quelques démarches administratives. Pas de panique, Calvin-Thomas vous accompagne dans ces formalités pas à pas…

VOYAGE

Billet d’avio

Lors des séjours de groupe, Calvin-Thomas met en place un certain nombre de service permettant de faciliter le côté transport du séjour. À l’aide de notre agence de voyage partenaire pour prendre les billets, nous faisons notre maximum pour vous aider à préparer votre départ sans soucis.

LE BILLET D’AVION

Dans le cadre des séjours “À la carte”, les transports ne sont pas compris dans le tarifs du séjour. C’est donc au participant de se charger de réserver et de régler son billet d’avion et d’organiser son départ en individuel.

En revanche, les participants sont toujours accueillis à leur arrivée dans le pays d’accueil soit par la famille d’accueil, soit par notre correspondant local.

Avant de réserver définitivement son billet, le participant doit attendre l’aval de Calvin-Thomas (courrier ou e-mail d’acceptation) qui confirme les dates et l’aéroport d’arrivée définis en partenariat avec son correspondant à l’étranger.

L’agence de voyage avec laquelle travaille Calvin-Thomas peut, si un participant le souhaite, lui réserver un billet d’avion.

À SAVOIR :
L’annonce du placement en famille est indépendante de la validation de l’aéroport d’arrivée. Elle intervient plus tard, juste avant le début du séjour.

réservation du billet d'avion pour un séjour linguistique

VOYAGE AVEC ACCOMPAGNEMENT POUR MINEUR
Les participants les plus jeunes peuvent opter pour un voyage en “Unaccompagnied Minor” ou U.M., c’est-à-dire un accompagnement pour mineur auprès de la compagnie aérienne. Il permet un accompagnement complet par le personnel de bord, du départ à l’arrivée.
Ce type d’encadrement engendre un coût supplémentaire auprès de la compagnie aérienne — qui le met en place — et, dans certains cas, auprès de Calvin-Thomas — qui le supervise —.

formalités pour son passeport

FORMALITÉS

Passeport

Si le passeport n’est pas valable 6 mois après la date de retour prévue, nous vous invitons à entamer les démarches d’obtention ou de renouvellement dès l’acceptation de votre candidature.

Si le participant n’est pas en possession d’un passeport valide, il doit signaler à Calvin-Thomas que la réémission de son passeport est en cours.

Pensez à vérifier la validité de votre passeport !

COUVERTURE

Les assurances

Dans le cadre des séjours Summer Family, nos participants sont automatiquement couverts par une assurance offerte par Calvin-Thomas.

L’ASSURANCE CALVIN-THOMAS OFFERTE

Avec tous nos séjours Summer Family, vous avez la garantie d’être assuré pendant toute la durée de votre séjour, par une assurance spécialisée et donc bien adaptée pour ce type de séjour. Nous travaillons avec AVI International, notre partenaire depuis plus de 15 ans.

Cette assurance est complète : elle assure une couverture médicale, chirurgicale, dentaire, assistance, rapatriement, responsabilité civile, protection juridique, perte et détérioration des bagages.

Le résumé des couvertures est annexé aux pièces du dossier d’inscription. Il appartient à chaque participant et à ses parents, après avoir pris connaissance des clauses de ladite assurance, de choisir de souscrire ou non une assurance complémentaire.

Consultez les conditions générales 2021 “Assurance Voyage SP” AVI

assurances et protection des jeunes en voyage linguistique

option Retenues financières réduites

OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES

L’option “Retenues financières réduites”

Le candidat a la possibilité de réduire le montant des pénalités financières en cas de désistement de sa part. Cette option proposée par Calvin-Thomas permet de ramener les pénalités de désistement prévues à l’article 17 de la charte Summer (section “engagement financier”) à un montant forfaitaire et unique, et ce uniquement pour une annulation en cas d’hospitalisation le jour du départ ou d’un échec au bac.
Il ne s’agit pas d’une assurance mais d’un choix d’option sur le niveau des pénalités applicables.
Le candidat qui le souhaite, peut souscrire une assurance annulation complète et interruption du séjour sur notre site.

LES MODALITÉS ET CONDITIONS D’ÉLIGIBILITÉ

Si le participant est hospitalisé le jour du départ, Calvin-Thomas remboursera l’intégralité des sommes versées sur le prix du programme choisi moins la retenue forfaitaire de 150€, sur présentation du bulletin d’hospitalisation du participant.

Si le participant échoue aux épreuves du Baccalauréat l’année de son départ, Calvin-Thomas remboursera l’intégralité des sommes versées sur le prix du programme choisi moins la retenue forfaitaire de 150€, sur présentation de l’avis d’échec au Bac.

Cette option ne peut en aucun cas être scindée en deux parties distinctes.

Le coût de cette option s’élève à 95€ et doit être versée au moment de l’acceptation au programme.
Le participant dispose de 14 jours après la signature du bulletin de souscription pour se rétracter.

Téléchargez les conditions générales 2021 “Assurance annulation” AVI

Souscrivez à l’assurance “annulation” AVI

garanties en cas d'échec au bac ou en cas d'hopitalisation